Dijitalleşmeyen işletmeler dramatik biçimde çökmez. Çoğu yıllarca çalışmaya devam eder; iş gelir, ekip koşturur, ay sonunda para kalır. Sorun, bu firmaların her yıl biraz daha pahalı çalışması ve bunun hiçbir faturada görünmemesidir. Görünmeyen maliyet, hesaplanmayan maliyettir ve hesaplanmayan maliyet büyür. Aşağıda beş tanesi, her biri için de onu görünür kılan tek bir ölçü var.
Bir: aynı bilgiyi üç kez girmek
Sipariş telefonda alınır, kâğıda yazılır, Excel'e girilir, muhasebe programına bir daha girilir. Her giriş bir insan dakikası ve bir hata ihtimalidir. Ayda yüzlerce siparişte bu dakikalar bir tam zamanlı çalışana denk gelir; o çalışan, veri girmek yerine müşteriyle konuşabilirdi.
Ölçü: aynı bilginin kaç yere girildiğini sayın. Üçten fazlaysa en az bir çalışanınız kopyala-yapıştır yapıyor demektir.
İki: geç gelen karar
Ay sonunda gerçekte ne kazandığınızı görmek kaç gün alıyor? Rapor günlerce toplanıyorsa, karar da günlerce gecikiyor demektir. Stoku fazla olan ürün geç fark edilir, kâr bırakmayan müşteri geç görülür, nakit sıkışması geç anlaşılır. Gecikmenin bedeli tek tek küçük, toplamda büyüktür.
Ölçü: "geçen ay hangi ürün en çok kâr bıraktı?" sorusuna kaç saatte cevap verebiliyorsunuz? Cevap günse, karar mekanizmanız kördür.
Üç: kaybolan müşteri
Talep WhatsApp'a gelir, mesai dışı görülmez, sabah unutulur. Teklif gönderilir, takip edilmez. Eski müşteri sessizce rakibe gider ve kimse fark etmez, çünkü müşteri listesi kimin ne zaman son alışveriş yaptığını göstermez. Dijitalleşmeyen firmanın en pahalı kaybı, hiç sayılmayan bu müşterilerdir.
Ölçü: geçen ay gelen taleplerin kaçı cevapsız kaldı? Bu sayıyı bilmiyorsanız, sayı büyüktür.
Dört: kişiye bağımlı bilgi
Fiyat listesi ustabaşının aklında, müşteri geçmişi satıcının telefonunda, tahsilat durumu muhasebecinin defterinde. Kişi izne çıktığında iş yavaşlar; kişi ayrıldığında bilgi gider. Bu firma satılamaz, devredilemez ve büyütülemez; çünkü değeri sistemde değil, kişilerdedir.
Ölçü: en kritik üç çalışanınız bir ay yok olsa hangi işler durur? Liste uzunsa bilgi sistemde değil, insanlarda duruyor.
Beş: yetenek ve güvenlik
Genç ve iyi çalışanlar, kâğıtla ve elle çalışan bir firmada kalmaz; kendi telefonlarında kullandıkları araçların yarısı kadar bile olmayan bir ortamda çalışmayı sürdürülebilir bulmazlar. Aynı firma, güvenlik tarafında da kırılgandır: müşteri verisi kişisel telefonlarda, sözleşmeler e-posta eklerinde, yedek yok. Bir telefon kaybı ya da bir çalışan ayrılığı, bir veri ihlaline dönüşebilir ve KVKK bunu bir ihmal olarak değil, bir ihlal olarak okur. İnsan kaynağı, yenilik ve güvenlik riski ayrı bir yazıyı hak ediyor; burada tek ölçüyü verelim.
Ölçü: müşteri verileriniz kaç kişisel telefonda duruyor? Birden fazlaysa güvenlik politikanız yok demektir.
Neden görünmez
Bu beş maliyetin ortak özelliği, hiçbirinin bir faturayla gelmemesidir. Yazılım lisansı bir faturadır ve firma sahibi onu görür; veri girişine giden çalışan saati, geç verilen karar ve kaybolan müşteri ise gider tablosunda yoktur. Bu yüzden karşılaştırma hep yanlış yapılır: "yazılıma ayda şu kadar mı vereceğiz?" sorusu sorulur, "elle çalışmaya ayda ne kadar veriyoruz?" sorusu sorulmaz.
Ne yapmalı
Yukarıdaki beş ölçüyü bir hafta içinde çıkarın; hiçbiri yazılım gerektirmez, hepsi bir kâğıt ve dürüstlük ister. Sonra en büyük maliyeti üreten tek işi seçin ve onu iki haftada dönüştürün. Dönüşüme başlamanın yolu budur: büyük bir proje değil, ölçülmüş tek bir iş.
Firmanız yıllardır böyle çalışıyor ve iyi gidiyorsa, bu yazı sizi telaşlandırmak için değil; iyi giden firmanın ne kadar daha iyi gidebileceğini görünür kılmak için yazıldı. AppFactory'nin operasyon haritası bu beş ölçüyü sizin firmanız için sayıya döker.