Teklif, müşterinin elinde kalan tek yazılı belgedir. Toplantıda iyi anlaşılmış bir iş, kötü hazırlanmış bir teklifle belirsizliğe dönüşebilir. Amaç etkilemek değil, karşı tarafın "ne alıyorum, ne zaman alıyorum, ne ödüyorum" sorularına tek bakışta cevap vermektir.
Teklifte bulunması gerekenler
Önce müşterinin ihtiyacını kendi cümlelerinizle özetleyin. "Görüşmemizde şunu anladık" diye başlayan iki üç satır, dinlediğinizi gösterir ve yanlış anlaşılmaları baştan yakalar.
Ardından kapsamı net yazın: neler dahil, neler dahil değil. Dışarıda kalan kalemleri belirtmek, sonradan çıkabilecek tartışmaların büyük kısmını önler. Teslim süresini, varsa aşamaları ve ödeme koşullarını ekleyin. Tekliften sonra fiyat değişebiliyorsa bunun hangi koşulda olacağını ve teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğunu yazın.
Sade ve okunur olsun
Uzun metin yerine kısa maddeler kullanın. Sektör jargonunu müşterinin kullandığı sözcüklerle değiştirin. Tek sayfada anlatılabilecek bir işi on sayfaya yaymayın; gerekirse ayrıntıyı ek olarak verin.
Fiyatı gizlemeyin ama ne için ödeme yapıldığını gösterin. Kalemler açıksa müşteri pazarlığı kalemler üzerinden yapar, bütün işi sorgulamaz.
Gönderdikten sonra
Teklifi gönderip beklemek yerine, ne zaman geri dönüleceğini teklifte belirtin ve bu tarihte nazikçe arayın. Soruları not edin; sık gelen sorular bir sonraki teklifin metnini iyileştirir.
Teklifi gönderirken e-posta gövdesine de iki cümlelik bir özet yazın. Müşteri ekleri her zaman açmayabilir. Ayrıca teklifin bir sürüm numarası ya da tarihi olsun; revize ettiğinizde hangisinin güncel olduğu karışmasın. Ekibinizde birden fazla kişi teklif hazırlıyorsa ortak bir şablon kullanın, böylece her teklif aynı düzende görünür ve biri işe yeni başladığında nereye ne yazacağını bilir. Müşterinin hangi sorularla geleceğini önceden tahmin etmek, teklifi yazarken büyük kolaylık sağlar.
Teklif ve iş akışlarınızı düzenli hale getirmek istiyorsanız AppFactory sayfasındaki yaklaşımı inceleyebilirsiniz.