Bir işin nasıl yürüdüğünü ekipteki herkese sorarsanız, çoğu zaman farklı cevaplar alırsınız. İş akışı haritalama, bu farkı görünür hale getirir. Özel bir yazılım gerekmez; geniş bir kâğıt, bir kalem ve işi gerçekten yapan insanlar yeter.
Tek bir işle başlayın
Bütün şirketi çıkarmaya kalkmayın. Teklif verme, sipariş teslimi ya da randevu alma gibi tek bir işi seçin. İşin ilk tetikleyicisini yazın: müşteri aradı, mesaj geldi, form doldu. Son çıktıyı da yazın: fatura kesildi, teslimat yapıldı. Aradaki her adımı kutu olarak sırayla ekleyin.
Haritayı yöneticinin değil, işi yapanların anlatımıyla çıkarın. Gerçek akış çoğu zaman kâğıttaki kuraldan farklıdır ve asıl bilgi oradadır.
Her adıma üç not düşün
Her kutunun yanına kimin yaptığını, ortalama ne kadar sürdüğünü ve hangi araçla yapıldığını yazın. Süreleri tahmin edebilirsiniz; kesin rakam şart değil.
Bekleme ve tekrar noktalarını işaretleyin
Haritayı bitirince iki şeye bakın: işin beklediği yerler ve aynı bilginin birden fazla kez girildiği yerler. Genellikle zaman burada kaybolur. Bu noktalardan birini seçip iyileştirmek, bütün süreci değiştirmekten çok daha gerçekçidir.
Güncel tutun
Haritayı duvara asın ve üç ayda bir gözden geçirin. İş değiştikçe harita da değişmelidir.
Haritayı çıkarırken suçlayıcı bir dil kullanmayın. Amaç kimin geciktirdiğini bulmak değil, sürecin nerede tıkandığını görmektir. Çoğu zaman gecikme, eksik gelen bir bilgiden ya da belirsiz bir sorumluluktan kaynaklanır. Ekip, haritanın kendilerini denetlemek için değil, işlerini kolaylaştırmak için yapıldığını anlarsa daha açık konuşur ve en değerli ayrıntıları paylaşır. Haritayı çıkarırken fotoğrafını çekip ekiple paylaşın. Herkes aynı resme baktığında, tartışmalar kişisel görüşten çıkıp gerçek adımlar üzerinden yürür. İyileştirme önerileri de bu sayede daha somut gelir.
Süreçlerinizi birlikte ele almak isterseniz Hakkımızda sayfasında çalışma biçimimizi okuyabilirsiniz.