Küçük ekiplerde işler sözlü olarak yürür ve bu uzun süre iyi çalışır. Ta ki biri izne çıkana, bir mesaj kaybolana ya da iki kişi aynı işi yapana kadar. Görev takibi büyük şirketlere özgü bir lüks değil, ekibin birbirini beklemeden çalışmasını sağlayan ortak bir defterdir.
Üç soru yeterli
Her görev için üç şey net olmalı: kim yapacak, ne zamana kadar, bitmiş sayılması için ne gerekiyor. Son soru çoğu zaman atlanır ve "bitti" kelimesinin herkes için farklı anlam taşımasına yol açar. Görevi bir cümleyle ve bir sorumluyla yazın; iki sorumlusu olan görevin sahibi yoktur.
Aracı sonra seçin
Önce düzeni, sonra aracı belirleyin. Bir tablo, ortak bir not ya da basit bir görev panosu başlangıç için yeterlidir. Araç ne kadar çok özellik sunarsa sunsun, ekip kullanmıyorsa işe yaramaz. Üç sütun yeter: yapılacak, yapılıyor, bitti.
Kısa ve düzenli toplantı
Haftada bir, on beş dakikalık ayakta bir toplantı çoğu işletme için fazlasıyla yeterlidir. Her kişi geçen haftayı, bu haftayı ve takıldığı noktayı söyler. Karar alınan konular panoya yazılır; sözlü kalan karar unutulur.
İş devrini planlayın
Biri ayrıldığında ya da izne çıktığında devredilecek işleri tek sayfada toplayın: müşteri notları, yarım kalan işler, şifresiz erişim yolları. Bu sayfa güncel kaldığı sürece kimse vazgeçilmez durumda olmaz.
Sorumluluk alanlarını da yazılı hale getirin. Kimin hangi müşteriye baktığı, hangi kararı kimin verebileceği belli olmazsa, herkes başkasını bekler. Küçük kararlar için bir yetki sınırı belirleyin: örneğin belirli bir tutara kadar iade ya da değişim kararını çalışan kendisi verebilsin. Böylece yönetici her ayrıntıya yetişmek zorunda kalmaz ve müşteri beklemez. Bu kurallar kâğıtta kalmasın; ilk haftalarda birlikte uygulayıp aksayan yeri düzeltin.
Süreçlerinizi düzene sokmak için AppFactory sayfamıza göz atabilirsiniz.