Otomasyon denince akla büyük yazılımlar ve uzun projeler gelir. Oysa çoğu işletme için ilk adım, haftada defalarca elle yapılan küçük bir işi bulmaktır. Amaç her şeyi otomatikleştirmek değil, insanı sıkıcı tekrardan kurtarıp müşteriyle ilgilenmeye zaman bırakmaktır.
Doğru işi seçin
Bir hafta boyunca ekibinizin tekrar eden işlerini not alın. Aynı bilgiyi iki yere yazmak, her gün aynı soruya cevap vermek, form verilerini tabloya taşımak gibi işler iyi adaylardır. Üç ölçüt kullanın: sık tekrarlanıyor mu, kuralı belli mi, hata yapılırsa bedeli düşük mü. Üçüne de "evet" diyorsanız o iş otomasyona uygundur.
Müşteriyle duygusal konuşma gerektiren, istisnası çok olan işleri en sona bırakın. İnsan dokunuşu gereken yerde makine iş yükünü değil, riski artırır.
Küçük başlayın, ölçün
Seçtiğiniz tek işi otomatikleştirin ve bir ay izleyin. Ne kadar zaman kazandınız, hata sayısı değişti mi, ekip memnun mu? Bunları basitçe not edin. Sonuç iyiyse ikinci işe geçin.
Elle yapılan hali yazılı olsun
Otomasyondan önce işin adımlarını yazın. Yazamadığınız bir süreci otomatikleştirmek, karışıklığı hızlandırmaktan öteye gitmez. Yazarken genellikle gereksiz adımları da fark edersiniz; bazen en iyi otomasyon, adımı tamamen kaldırmaktır.
Otomasyon sonrasında da insan kontrolünü bırakmayın. Süreç çalışırken ara sıra örnek kayıtlara bakın; kural değiştiğinde ya da yeni bir istisna çıktığında otomasyon eski kuralla çalışmaya devam edebilir. Sorumlusu belli, hata olduğunda kimin uyaracağı bilinen bir otomasyon güven verir. Sorumlusu olmayan otomasyon, zamanla kimsenin bakmadığı bir kutuya dönüşür. Başlangıçta mükemmel bir sistem aramayın. Basit bir kural ile başlayıp zamanla geliştirmek, ekibin alışmasını da kolaylaştırır. Her yeni otomasyonu duyururken ekibe ne değiştiğini ve neyin aynı kaldığını açıkça anlatın.
İşletmenize özel çözümler konusunda fikir almak için AppFactory sayfamızı inceleyebilirsiniz.